База знаний

Оптимальный порядок запуска: настройте компанию, добавьте рабочие точки, активируйте услуги, заполните личный график, добавьте сотрудников, проверьте публичную запись и только после этого приглашайте клиентов.

Для проверки откройте личную ссылку записи из настроек профиля или ссылку компании из настроек компании. Создайте тестовую запись как клиент и убедитесь, что она появилась в разделе «Записи».

Если вы работаете в нескольких направлениях, разделите процессы: записи используйте для услуг по времени, заказы — для долгих работ без фиксированного слота, сделки — для продаж и заявок, которые проходят через воронку.

После регистрации откройте Настройки компании и разверните блок «Компания». При необходимости измените название. Оно используется как основное название вашей организации и отображается в системе.

Ниже находится информация о вашем тарифном плане. Здесь вы можете ознакомиться с его условиями, продлить или изменить тариф. Этот же раздел доступен через меню профиля в пункте «Тарифы».

Далее настройте рабочие точки. Это могут быть офисы, салоны, мастерские, магазины и другие филиалы вашей компании. Заполните необходимые данные: они будут отображаться в каталоге услуг и использоваться при печати документов. Обязательно укажите правильный часовой пояс, так как по нему работает онлайн-запись. При необходимости добавьте контактные телефоны рабочей точки для отображения в каталоге.

Количество рабочих точек зависит от выбранного тарифа. Если вы, как владелец компании, также оказываете услуги, обязательно привяжите себя к той рабочей точке, в которой принимаете клиентов.

Теперь откройте меню профиля и перейдите в раздел «Активировать услуги». У каждого пользователя есть собственный список оказываемых услуг. Этот этап необязателен, однако значительно упрощает работу с системой.

Активируйте услуги, которые вы оказываете, и укажите их стоимость и продолжительность. Благодаря этому клиенты смогут записываться к вам через каталог мастеров или по личной ссылке именно на нужную услугу. Стоимость будет автоматически подставляться при создании записи, а продолжительность — использоваться для бронирования времени в расписании.

Если нужной услуги нет в общей базе, обратитесь в службу поддержки для её добавления. Вы также можете создать собственные услуги и использовать их в сервисе, однако они не будут отображаться в каталоге мастеров. При желании укажите личный номер телефона для отображения в каталоге.

После этого откройте Настройки профиля и настройте рабочий график. Справа находится постоянное расписание по дням недели, а слева можно отметить нерабочие дни или временные периоды отсутствия.

Загрузите фотографию профиля. Она будет отображаться в каталоге мастеров и по вашей личной ссылке для записи. Ниже вы также найдёте личную ссылку, которую можно отправлять клиентам для самостоятельной записи.

Владелец компании видит все рабочие точки, сотрудников, финансы и настройки. Сотрудникам доступен только набор разделов и действий, который указан в карточке сотрудника.

Перед выдачей доступа определите роль сотрудника: мастер, администратор, менеджер, кассир или руководитель точки. После этого включите только нужные разделы: записи, заказы, сделки, финансы, склад, задачи, чат, поддержку или настройки.

Если сотрудник принимает оплату на себя, включите соответствующее право и настройте источник оплаты. Тогда поступления будут корректно распределяться между владельцем, рабочей точкой и сотрудником.

Перейдите в раздел «Записи» и нажмите «Добавить запись». Выберите клиента или добавьте нового, укажите номер телефона, выберите назначенного мастера, если выполняете роль администратора, затем выберите дату, время и услугу.

Услугу можно выбрать из списка или указать вручную. Напоминания автоматически отправляются только клиентам, зарегистрированным в системе и установившим приложение.

Если клиент самостоятельно записался через личную ссылку или виджет на сайте, запись автоматически появится у вас со статусом «Новая», а вы получите уведомление. При этом вы сможете увидеть репутацию клиента и количество его неявок.

Важно: после самостоятельной записи клиента переведите её в статус «Подтверждено». Только после этого выбранный временной интервал будет забронирован. Если предложенное время вам не подходит, свяжитесь с клиентом и перенесите запись.

Если запись нужно перенести, измените дату и время в карточке. При отмене используйте статус отмены, чтобы история клиента и статистика не терялись.

Если запись была создана клиентом самостоятельно, после завершения услуги вы сможете оставить отзыв о клиенте, а клиент — о вас.

При необходимости в карточке записи можно принять предоплату или оформить возврат.

Чтобы закрыть запись, укажите оказанную услугу и её стоимость, выберите использованные материалы и расходники со склада или введите их вручную, если ведёте складской учёт. Затем выберите получателя оплаты: владельца компании, рабочую точку или сотрудника, а также способ оплаты и закройте запись.

Для записи клиентов используйте личную ссылку мастера, ссылку компании или встраиваемый виджет. Личная ссылка подходит для соцсетей и мессенджеров, ссылка компании — для общего потока заявок, виджет — для внешнего сайта.

В настройках рабочей точки проверьте адрес, телефоны, часовой пояс и доступность услуг. В настройках профиля проверьте график, фотографию, активные услуги и продолжительность приёма.

После самостоятельной записи клиент получает доступ к клиентскому кабинету. Вы увидите заявку в разделе «Записи» и сможете подтвердить, перенести или отменить её.

В разделе «Заказы» создаются долгосрочные заказы без привязки к рабочему графику. Этот раздел отлично подходит для сервисных центров, ремонтных мастерских, поставщиков и других видов деятельности.

При создании заказа вы можете заполнить всю необходимую информацию, а форму заказа полностью настроить под свои задачи. В настройках компании можно скрывать ненужные поля, добавлять новые, делать их обязательными и изменять статусы.

Для ремонтных заказов предусмотрены автоматически пополняемые справочники (списки), которые ускоряют заполнение данных. Также пополняемые справочники (списки) доступны и для других полей, которые вы добавили в форму заказов. Благодаря гибким настройкам раздел легко адаптируется под специфику вашего бизнеса.

Для каждого заказа можно назначить мастера или ответственного сотрудника. После выполнения работ укажите оказанные услуги, использованные материалы и расходники, примите оплату и закройте заказ.

В разделе «Клиенты» хранится клиентская база: контакты, история взаимодействий, источники привлечения, настроение, связанные записи, заказы и сделки.

Добавляйте несколько телефонов, отмечайте источник клиента и используйте заметки, чтобы команда видела важный контекст. Если клиент записывался самостоятельно, его профиль может быть связан с клиентским аккаунтом.

Для возврата клиентов используйте приглашения на повторный визит. Это помогает напомнить о следующей услуге и не терять постоянных клиентов после завершения записи.

В разделе «Сделки» доступны стандартные возможности CRM. Используйте канбан-доску, настраиваемые воронки, этапы и статусы, чтобы сопровождать клиента от первого обращения до оплаты.

Сделки помогают контролировать воронку продаж, прогнозировать доход и организовывать работу менеджеров. Для каждой сделки можно назначить ответственного сотрудника. Настройка воронок, этапов и статусов выполняется в настройках компании.

Внутренний чат компании находится в разделе «Чат». Используйте его для рабочих обсуждений, быстрых уточнений по клиентам и обмена вложениями.

В разделе «Файлы» можно хранить документы и материалы компании. Следите за лимитом хранилища: он зависит от тарифа.

Если вопрос связан с работой сервиса, создайте обращение в разделе «Поддержка». Администратор SaaS увидит обращение и сможет ответить из своей панели.

В разделе «Финансы» отображается баланс компании и движение денежных средств по всем источникам доходов и расходов.

Поступления и выплаты можно привязать к владельцу компании, рабочей точке или сотруднику, имеющему право принимать оплату на себя. Это позволяет удобно распределять денежные средства и контролировать баланс каждого источника.

Текущий тариф отображается в разделе «Тарифы» и в настройках компании. Там можно посмотреть доступные возможности, продлить подписку или выбрать другой план.

Лимиты могут влиять на количество рабочих точек, сотрудников, товаров, файлов и доступный объём хранилища. Если лимит достигнут, удалите лишние данные или перейдите на подходящий тариф.

В разделе «Сотрудники» вы можете добавить нового пользователя в компанию. Для этого выберите рабочую точку и создайте для него аккаунт с логином и паролем либо отправьте приглашение на электронную почту. После получения письма сотрудник сможет самостоятельно активировать свой аккаунт.

Для каждого сотрудника настройте права доступа, предоставив только необходимые разделы и функции.

Затем укажите условия расчёта заработной платы. Вы можете установить единую процентную ставку для записей, заказов и сделок или задать отдельный процент для каждого раздела. Если вы используете только один из них, достаточно настроить оплату только для него.

Фиксированная ставка позволяет учитывать отработанные дни или часы. Достаточно указать условия расчёта и отмечать отработанное время — система автоматически рассчитает заработную плату.

При необходимости используйте комбинированную систему оплаты, а также начисляйте премии и удержания.

Во время выплаты выберите расчётный период и отметьте все или только часть отработанных дней.

Затем укажите счёт выплаты. Если заработная плата выплачивается вне кассы, например с другого банковского счёта, выберите «Внекассовая выплата». В этом случае баланс выбранного источника не изменится, а операция будет отражена в финансах как расход. Если выбрать источник выплаты, сумма автоматически спишется с его баланса.

При необходимости можно выплатить сумму больше или меньше рассчитанной. Разница будет учтена системой как задолженность компании перед сотрудником или как авансовый платёж. Для корректного учёта рекомендуем производить выплаты в соответствии с расчётной суммой.

Zelvio можно установить как приложение на телефон или компьютер. Откройте страницу «Приложение» или используйте установку через браузер.

Разрешите push-уведомления, чтобы получать сообщения о новых онлайн-записях, чатах, задачах, складских остатках и других важных событиях. Уведомления работают только после разрешения в браузере и установки приложения или открытия сайта на поддерживаемом устройстве.

В разделе «Склад» можно вести учёт товаров, материалов и расходников как компании, так и отдельных сотрудников.

Вы можете заполнять полную информацию о товаре или ограничиться только названием для ведения статистики.

Каждый товар привязывается к сотруднику или рабочей точке, что позволяет отдельно учитывать личные материалы специалистов и имущество компании.

Товары и материалы можно использовать при закрытии записей, заказов и сделок.

Для каждого товара можно установить минимальный остаток. Когда количество опустится до указанного значения, система автоматически уведомит о необходимости пополнить запасы.

В разделе «Задачи» вы можете создавать задачи для себя, отдельных сотрудников, рабочих точек или всей компании.

В разделе «Заметки» можно создавать личные и общие заметки. Личные заметки доступны только вам, а общие — сотрудникам, отдельным рабочим точкам или всей компании.

В разделе «Продажи» вы можете продавать товары из раздела «Склад», печатать чеки и при необходимости оформлять возвраты.

В разделах «Записи», «Заказы» и «Сделки» можно печатать различные документы, включая счета, квитанции о приёме, акты выполненных работ и другие.

В настройках компании вы можете отключить ненужные шаблоны или создать собственные. Для удобства редактирования документов рекомендуем использовать персональный компьютер.

Данные, которые автоматически подставляются в документы, называются переменными. При необходимости вы можете удалять существующие переменные, добавлять новые и создавать собственные шаблоны документов. Все пользовательские поля, добавленные в форму заказа, также доступны в качестве переменных и могут использоваться при печати.